माइक्रोसफ्ट अफिसले आगमन भए देखि अहिलेसम्म पनि मार्केटलाई आफ्नो बनाउन सफल बनेको छ। यस समय अन्तरालमा अन्य प्रोसेसिङ सफ्टवेयरहरु नबनेका हैनन्।
अन्य प्रोसेसिङ सफ्टवेयरहरु पनि बनेका छन् तर सबैभन्दा पुरानो, भरपर्दो तथा राम्राे र धेरै फिचरहरु प्रदान गर्ने कारणले अझै पनि माइक्रोसफ्टको प्रोसेसिङ सफ्टवेयरहरुले मार्केट मोनोपोलाइज गर्न सकेका छन्।
माइक्रोसफ्टले ओगटेको मार्केट सेयरलाई हेर्दा न त कुनै अन्य प्रोसेसिङ सफ्टवेयरले यसलाई उछिन्न सक्छ भनेर कल्पना गरिन्थ्यो न त माइक्रोसफ्ट जतिको राम्रो कुनै अन्य प्रोसेसिङ सफ्टवेयर तयार हुन्छ भनेर सोचिन्थ्यो।
तर यो परिकल्पना अहिले साँचो होला या नहोला भनेर भन्न सकिन्न। अहिले गूगल डक्युमेन्टले माइक्रोसफ्टलाई राम्रो प्रतिस्पर्धा दिन खोजेको छ। गूगल डक्युमेन्टले अफर गर्ने नौलो फिचरहरु र यसको सरलताको कारणले मुख्यतया विद्यार्थी र अफिसमा कार्यरत जनसमुदाय माझ यो निकै छिटो माइक्रोसफ्ट अफिसको विकल्पको रुपमा चर्चित हुँदै छ।
गूगल डक्युमेन्ट माइक्रोसफ्ट अफिसको वैकल्पिक हुन सक्ने कारणहरु
निम्नलिखित ५ कारणहरुले गर्दा गूगल डक्युमेन्ट माइक्रोसफ्ट अफिसको वैकल्पिक बन्न सक्छ।
संयुक्त रुपमा अरुसँग सँगै काम गर्न सकिने
गूगल डक्युमेन्टमा संयुक्त रुपमा अरुसँग काम गर्न धेरै सरल छ। गूगल डक्स वर्कस्पेस भित्र Share बटनमा क्लिक गरेर अन्य युजरहरुको इमेल एड्रेस टाइप गरी सरल तरिकामा डक्युमेन्टलाई सेयर गर्न सकिन्छ। अन्य युजरहरुलाई सेयर गरिसकेपछि डक्युमेन्ट प्राप्त गर्ने सबैजनाले एकैसाथ त्यस डक्युमेन्टमा काम गर्न सक्नुहुनेछ।
माइक्रोसफ्टमा पनि कोलाबोरेसन गर्न सकिन्छ तर यो गूगल डक्युमेन्ट जतिको सरल छैन भने यसले ५ युजरहरुलाई मात्र सेयर गर्न सकिन्छ। यसको बदलामा गूगल डक्युमेन्टले फ्रिमा नै धेरै युजरहरुलाई सेयर गरी एकैसाथ कोलाबोरेसन गर्न सकिने एउटा सरल वातावरण प्रदान गर्छ।
गूगल डक्युमेन्टमा धेरै जनाले एकै साथ अलग-अलग ठाउँबाट काम गर्न सक्नुहुन्छ। अनलाइनमा आधारित हुने हुँदा यसलाई जस्तो ठाउँबाट पनि एक्सेस गर्न सकिन्छ। यस्तो हुँदा एउटै प्रोजेक्टमा संलग्न हुने युजरहरुमा कसैले गाउँबाट र कसैले सहरबाट एकैसाथ कार्य गर्न सक्नुहुनेछ।
क्लाउड स्टोरेज (Cloud Storage)
गूगल डक्युमेन्टको अर्को राम्रो पक्ष भनेको यसको क्लाउड स्टोरेज हो। गूगल डक्युमेन्ट क्लाउड स्टोरेजमा सेभ हुने भएकोले इन्टरनेट मार्फत गूगल डक्युमेन्ट हरबखत तपाईँहरुको पहुँचमा हुने गर्दछ। गूगल डक्युमेन्ट आफैँ एउटा अनलाइन प्लाटफर्म हो र गूगल डक्युमेन्टहरु डाइरेक्ट क्लाउडमा गएर सेभ हुन्छन्।
क्लाउडमा सेभ हुनुको फाइदा भनेको यहाँ सेभ भएका डक्युमेन्टहरुको हराउने अवस्था सिर्जना हुँदैन र यसलाई इन्टरनेटको पहुँचमा जुनसुकै बेला पनि हेर्न, रिकभर गर्न र एडिट गर्न सकिन्छ।
उपलब्धता (Accessibility)
एकै ठाउँमा बसिरहन हामी सक्दैनौँ। घर र अफिस त प्राय धेरै जनाको दैनिकी नै हुन्छ। यस बाहेक भेकेसन या छुट्टिमा हामी अन्य ठाउँ पनि पुगेका हुन सक्छौँ। यस्तो अवस्थामा डक्युमेनट नचाहिएला भनेर हामी डक्युमेन्टलाई ब्याकअप नगरी कतै पुगेका हुन सक्छौँ।
यस्तो स्थितिमा कारणवस कुनै डक्युमेन्टको आवश्यकता पर्यो भने माइक्रोसफ्टको डक्युमेन्ट भन्दा गूगल डक्युमेन्ट भेट्न या खोजी गर्न सजिलो हुन्छ। गूगल डक्युमेनटहरु अनलाइन क्लाउड स्टोरेजमा स्वतः सेभ हुने हुँदा तपाईंहरुले जुनसुकै बेला पनि डक्युमेन्ट प्राप्त गर्न सक्नुहुन्छ।
गूगल डक्युमेन्ट एक्सेस गर्न नभई नहुने कुरा भनेको इन्टरनेट मात्र हो। इन्टरनेटको सहायतामा तपाईंहरुले जहाँबाट पनि गूगल डक्युमेन्ट हेर्न र एडिट गर्न सक्नुहुनेछ। गूगल डक्युमेन्ट जुनसुकै डिभाइसबाट, जतिसुकै बेला र जुनसुकै वेब ब्राउजरबाट एक्सेस गर्न सकिन्छ।
यस बाहेक गूगल डक्युमेन्ट अनलाइनमा आधारित हुने हुँदा यसको लागि कुनै सफ्टवेयर पनि डाउनलोड गर्नुपर्ने आवश्यकता पर्दैन।
अटोमेटिक सेभिङ र भर्जन कन्ट्रोल (Automatic Saving and Version Control)
माइक्रोसफ्टको एउटा नराम्रो पक्ष भनेको यसको म्यानुवल सेभ हो। माइक्रोसफ्ट डक्युमेन्टहरु सेभ गर्न बिर्सियो भने डक्युमेन्टमा गरेको सारा काम रद्द हुन सक्छन् र यसलाई फेरि सुरुबाट थालनी गर्नुपर्ने हुन सक्छ। यो समस्या नबेहोर्ने निकै कम युजरहरु मात्र हुनुहुन्छ होला।
तर गूगल डक्युमेन्टहरु अटोमेटिक सेभ हुने हुँदा यसलाई म्यानुवल सेभको खाँचो पर्दैन र डक्युमेन्टमा गरेका कामहरु हराउने समस्या उत्पन्न हुँदैन। त्यसैले गूगल डक्युमेन्टलाई एडिट गरेर डाइरेक्ट बन्द पनि गर्नुभयो भने पनि अर्को पटक तपाईंहरुले सोही ठाउँबाट काम सुचारू गर्न सक्नुहुनेछ।
यस बाहेक गूगल डक्युमेन्टको अर्को राम्रो कुरा भनेको यसले भर्जन कन्ट्रोल अफर गर्छ। भर्जन कन्ट्रोलले गूगल डक्युमेन्टमा भएका हरेक परिवर्तन या एडिटहरुको ट्राक राख्दछ। गूगल डक्युमेन्टले भर्जन हिस्टोरी (Version history) भन्ने फिचरको सहायतामा तपाईँहरुले आफ्नो डक्युमेन्टमा परिवर्तन गर्नुभएको हरेक कुराहरु सेभ गर्दछ।
कुनै डक्युमेन्टमा धेरै एडिट गरिएको हुन्छ। यस्ता हरेक एडिटहरुलाई गूगल डक्युमेन्टले सेभ गरी यिनीहरुको रेकर्ड राखेको हुन्छ। यस कारणले हामीले कुनै पनि डक्युमेन्टको त्यस डक्युमेन्टमा काम गर्दाको अन्तरालमा जुनसुकै समयको लागि पनि चाहिएको भर्जन फेरी रिकभर गर्न सक्छौँ।
उदाहरणको लागि एउटा डक्युमेन्टमा ५ दिन देखि काम गर्दै हुनुहुन्छ र सुरु दुई दिनमा के काम गर्नुभएको छ भनेर हेर्न मन लाग्यो या सुरु दुई दिनको र्भजन मात्र चाहिने भयो भने भर्जन हिस्टोरी फिचरबाट तपाईंहरुले सुरु २ दिन सम्मको काम मात्र पनि रिकभर गर्न सकनुहुन्छ।
फ्रि सर्भिस (Free Service)
गूगल डक्युमेन्टको एउटा प्लस पोइन्ट भनेको यो फ्रिमा उपलब्ध हुनु हो। यत्रो सुविधा र फिचरहरुको साथ यो फ्रिमा प्रयोग गर्न सकिन्छ। गूगल डक्युमेन्ट जो कोहिले पनि प्रयोग गर्न सक्नुहुन्छ।
तपाईंहरुको जिमेल अकाउन्ट छ भने गूगल डक्स तपाईँहरुले फ्रिमा सारा फिचरका साथ स्वतः प्रयोग गर्न सक्नुहुनेछ। तर माइक्रोसफ्टको प्रोडक्टहरु तपाईँहरुले फ्रिमा भेट्नुहुने छैन। माइक्रोसफ्ट डक्युमेन्टको लागि तपाईंहरुले पैसा तिर्नुपर्ने हुन्छ।
माइक्रोसफ्ट अफिसको अनलाइन भर्जन तपाईँहरुले फ्रिमा भेट्न सक्नुहुन्छ तर माइक्रोसफ्ट अफिसको तुलनामा यसमा फिचरहरु लिमिटेड हुन्छन् अर्थात् माइक्रोसफ्ट अफिसमा युज गर्न सकिने कैयौँ फिचरहरु अनलाइन भर्जनमा नभेटिन सक्छन्।
यसको आधारमा गूगल डक्युमेन्टको सारा फिचरलाई जो कोहिले पनि फ्रिमा उपयोग गर्न सक्नुहुनेछ। गूगल डक्युमेनटले प्रदान गरेको यो धेरै ठूलो फाइदा हो।