ईमेल हटाउनको लागी प्राय: सबै प्ल्याटफर्महरुले अर्काइभ र डिलिट गर्ने विकल्पहरू दिएका हुन्छन् । झट्ट सुन्दा र हेर्दा दुबैको काम एउटै अर्थात् ईमेल हटाउने भएतापनि यि दुईमा फरक छ । त्यसो भए यि दुईमा खास के फरक छ त ? त्यसको बारेमा हामी यो लेखमा तपाईँलाई जानकारी दिन्छौँ ।
यि दुईको मूख्य फरक भनेको यि काम गरेपछि के हुन्छ भन्ने हो । त्यो थाहा पाउनुभयो भने तपाईँ थुप्रै समस्याहरूबाट बच्न पनि सक्नुहुन्छ ।
तपाईँले ईमेल अर्काइभ गर्नुभयो भने के हुन्छ ?
जब तपाईँले ईमेल अर्काइभ गर्नुहुन्छ, तब त्यो मेसेज इनबक्सबाट हट्छ । यद्यपी यस्ता अर्काइभ गरिएका ईमेलहरू फेरी हेर्न भने सकिन्छ । तपाईँले अर्काइभ गरेका ईमेलहरू कहाँ गएर बस्छ भन्ने कुरा तपाईँले कुन ईमेल सेवाको प्रयोग गरिरहनुभएको छ भन्नेमा भर पर्छ । 
जस्तै उदारहणको लागी आउटलुकमा “Archived” फोल्डरमा त्यस्ता अर्काइभ गरिएका ईमेलहरू स्टोर भएर बसेका हुन्छन् भने जिमेलमा चाहीँ “All Mail” मा गएर बसेका हुन्छन् । ती विकल्पहरूमा क्लिक गएर तपाईँले आफूले अर्काइभ गरेका मेसेजहरू पुन: हेर्न सक्नुहुन्छ ।
यस्ता अर्काइभ गरेका ईमेलहरूले तपाईँको स्टोरेज स्पेश खाइरहेका हुन्छन् । यदी तिनीहरूले धेरै नै स्पेश खाइरहेका छन् भने आफ्नो डिभाइसमा डाउनलोड गर्ने वा अर्को ड्राइभ/ईमेलमा सार्ने र त्यसपछि डिलिट गर्न सक्नुहुन्छ ।
तपाईँले ईमेल डिलिट गर्नुभयो भने चाहीँ के हुन्छ ?
अर्काइभ गर्दा जस्तै ईमेल डिलिट गर्दा तपाईँको इनबक्सबाट ईमेल हट्छ तर मूख्य फरक त्यसपछि के हुन्छ भन्नेमा छ । अर्काइभ गर्दा त ती ईमेलहरू पछि हेर्न मिल्ने गरि अर्काइभ वा त्यस्तै कुनै फोल्डरमा गएर बस्छ तर डिलिट गर्दा चाहीँ ट्र्याश बिन (Trash bin) वा डिलिटेड आइटम (Deleted Item) मा गएर बस्छ । 
अर्काइभ गरिएका ईमेलहरू अनन्तकालसम्मै सम्बन्धित फोल्डरहरुमा गएर बस्छन् भने डिलिट गरिएका ईमेलहरूचाहीँ, ईमेल सेवा अनुसार, ट्र्याश बिनमा छोटो अवधिको लागी मात्रै बस्छन् । ईमेल सेवा प्रदायक अनुसार त्यो समय भर पर्छ । प्राय:ले ३० दिनसम्म राख्ने र पछि स्थायी रुपमै डिलिट गरिदिन्छन् ।
कुनै-कुनै सेवाहरूले तपाईँले स्थायी रुपले डिलिट गरेतापनि तिनको सर्भरमा तपाईँका ईमेलहरू राखिरहेका हुन्छन् । उदारहणको लागी गूगल वर्कस्पेशले अर्को २५ दिने विन्डो सर्भिस दिन्छ जसमार्फत् तपाईँले डिलिट गरिएका ईमेलहरू रिकभर गर्न सक्नुहुन्छ ।
त्यसोभए ईमेल अर्काइभ गर्ने कि डिलिट गर्ने त ?
हुन त माथिका फरकहरू पढिसकेपछि तपाईँलाई लागिसक्यो होला कि अर्काइभ गर्नु नै राम्रो हो भनेर । तर यसका पनि केही समस्याहरू छन् । तपाईँले भएभरका सबै ईमेलहरू अर्काइभ गर्न थाल्नुभयो भने अर्काइभ पनि गञ्जागोल भएर चाहेको ईमेल खोज्न समस्या भइदिन्छ ।
जस्तै तपाईँले आफ्नो अफिस वा कुनै ब्याङ्कको सबै ईमेलहरू अर्काइभ गर्नुभयो भने तलब आएको वा कुनै महत्वपूर्ण ईमेल हेर्नको लागी सकस हुन्छ । धेरै ईमेलहरू खोलेर हेरेर मात्रै चाहेको ईमेल खुट्याउनु पर्ने हुन्छ ।
साथै, अर्काइभ गरिएका ईमेलहरूले स्टोरेज खाइरहेका हुन्छन् । जस्तै गूगलले १५ जिबि मात्रै निशुल्क स्टोरेज स्पेश दिएको हुन्छ । यो सिध्दियो भने तपाईँले बाँकी स्टोरेज किन्नुपर्ने हुन्छ ।
तर अर्कोतिर, ईमेल डिलिट गर्दा चाहीँ तपाईँको स्टोरेज स्पेश पनि बचिरहेको हुन्छ र चाहिएका ईमेल खोज्न पनि खासै टन्टा हुँदैन । तर यसको एउटा ध्यान दिनुपर्ने कुरा चाहीँ के भने डिलिट गरेपछि सधैँको लागी ती ईमेलहरू हट्छन् । त्यसैले नचाहिएका ईमेलहरू मात्रै डिलिट गर्ने गर्नुस् ।
अब तपाईँलाई छर्लङ्ग भयो होला कि अर्काइभ गर्ने कि डिलिट गर्ने भनेर ? यदी कुनै ईमेल भविष्यमा चाहिन पनि सक्छ जस्तो तपाईँलाई लाग्यो भने अर्काइभ गर्नुस् । तर भविष्यमा चाहिँदैन, डिलिट गरे पनि केही छैन जस्तो लाग्छ भने चाहीँ डिलिट गर्नुस् ।